Efficienza, trasparenza e controllo nella gestione delle spese aziendali e di viaggio
«Come posso gestire, controllare e rimborsare in maniera efficiente le spese aziendali dei miei collaboratori?». Ogni datore di lavoro dovrebbe valutare questo aspetto, in quanto rientra tra i suoi obblighi indennizzare tutte le spese necessarie per lo svolgimento del lavoro dei propri collaboratori (Diritto delle obbligazioni 327 a C.).
La soluzione più immediata, ossia che i collaboratori anticipino le spese con i propri mezzi finanziari, non è ottimale, poiché, da un lato, vanno a gravare sul loro bilancio domestico personale. Dall’altro la rendicontazione delle spese è, a seconda della politica aziendale, spesso macchinosa e può comportare un notevole dispendio di tempo – rendendo così la panoramica delle spese d’affari meno trasparente.
Cosa si può dunque intraprendere per avere sempre sotto controllo in maniera razionale e trasparente tutti i costi relativi agli acquisti, le spese d’affari e di viaggio? E come possono questi ultimi essere ottimizzati?
Oggi esistono soluzioni di pagamento innovative, personalizzate in base alle esigenze individuali, che permettono alle aziende di ogni dimensione di gestire in maniera ideale le loro spese legate ai viaggi d’affari, snellendo così notevolmente l’amministrazione e aiutando a identificare potenziali di risparmio significativi.
Utilissimi tool di analisi dei dati consentono di ottimizzare i costi fornendo informazioni preziose per le aziende: ad es. la rapida identificazione di possibilità di risparmio permette la negoziazione di sconti con i partner. Inoltre l’integrazione automatizzata dei dati nei sistemi di gestione delle finanze e spese nell’ERP (Enterprise resource planning) dell’azienda ottimizza i tempi e migliora il controllo. A seconda dell’accordo con l’offerente, l’azienda e/o il collaboratore riceve dei conteggi singoli o riepilogativi dettagliati.
Quali tipi di pagamenti delle spese utilizzate?
Anticipi: i collaboratori anticipano le loro spese in contanti o con la carta di pagamento personale. Il rimborso richiede fino a 30 giorni. Svantaggio: può incidere sul bilancio personale.
Rimborso forfettario: i collaboratori ricevono un’indennità fissa che deve coprire tutte le spese di trasferta. Svantaggio: l’importo può superare la spesa effettiva o essere insufficiente.
Carte di pagamento business: i collaboratori pagano le loro spese con una carta di credito o prepagata business. Approfittano di numerose prestazioni supplementari (ad es. assicurazione viaggi di lavoro, programma frequent-flyer, carte in valute estere, ecc.).
Soluzioni di pagamento centralizzate: le aziende più grandi utilizzano prevalentemente soluzioni di pagamento centralizzate, i cosiddetti «Corporate Travel Accounts», che permettono di consolidare tutte le prestazioni relative ai viaggi in un unico conto. In questo modo facilitano la contabilità e l’imputazione dei costi. Il conto centrale è aperto a nome dell’azienda e depositato internamente o presso l’agenzia viaggi di fiducia.
Soluzioni di pagamento virtuali: grazie a queste nuove possibilità innovative il Procurement o il Travel Manager generano, in maniera sicura e in tempo reale, dei numeri di carte di credito con cui pagano tanto gli acquisti imprevisti quanto quelli regolari e le prenotazioni di viaggi a breve o lungo termine. Criteri aggiuntivi come numeri di centri di costo o di progetto semplificano l’imputazione.
Testo redatto da
Beat Weidmann, Head of Distribution Channels & Sponsoring, Cornèrcard
