Essere produttivi: il metodo di Ivy Lee
Ogni imprenditore, ogni collaboratore, ogni studente, ogni persona vuole coltivare “la produttività” personale per una propria crescita. In poche righe la storia e un metodo davvero interessante.
“Se devi mangiare un rospo fallo come prima cosa al mattino. Se devi mangiarne due, comincia da quello più grosso”. Una citazione che suonerà anche un po’ bizzarra, ma per lo scrittore e umorista statunitense Mark Twain, questo era un principio per sconfiggere la procrastinazione.
Il rospo rappresenta un’attività, magari anche poco piacevole, che si preferirebbe rimandare all’infinito, invece che ultimarla. Senza un certo grado di motivazione, si cade in un circolo di scuse e si finisce spesso per posticipare. Per questo motivo, cioè sottrarsi al cerchio di giustificazioni al rinvio, bisogna mangiare il rospo come prima cosa, o meglio, occorre svolgere i doveri in principio di giornata. Un volta compiuti gli obblighi che reputiamo più sgradevoli, il resto del giorno sarà, in confronto, una passeggiata.
In una società dove i ritmi sono frenetici, è sempre più risentito il bisogno di essere produttivi. La frenesia del lavoro quotidiano e dei mille impegni di cui ci facciamo a carico, non lasciano margini di tempo per procrastinare. Anzi, è diventata una competenza essenziale quella del sapersi organizzare. Per chi non si sentisse capace di pianificare al meglio gli impegni e doveri, si possono trovare oggi, una miriade di tecniche per perfezionare le capacità organizzative di ognuno di noi. C’è speranza per tutti dunque! Una delle tecniche più semplici e efficaci, utilizzata da più di 100 anni, è il metodo Ivy Lee.
Il metodo Ivy Lee è datato 1918, un passaggio alla storia che incomincia quando il signor Schwab, presidente dell’acciaieria Bethlehem Steel Corporation, chiese aiuto all’esperto pubblicista nonché fondatore delle scienze di pubbliche relazioni, Ivy Lee. Il signor Schwab aveva pressantemente bisogno di rendere la sua compagnia più competitiva, dinamica e produttiva. Al primo incontro con Ivy Lee, il signor Schwab espose il suo desiderio di potenziare la produttività del suo team. Ivy Lee chiese di poter passare 15 minuti con ciascuno dei manager, così da spiegar loro una tecnica che avrebbe migliorato in maniera esponenziale la loro capacità di pianificare i loro obiettivi, e di conseguenza di aumentare il loro rendimento ai servizi della Bethlehem Steel Corporation. Quando Schwab chiese quale fosse il compenso richiesto per tale servizio, Lee rispose “niente”. Niente sul momento, ma se nei tre mesi successivi Schwab avesse notato miglioramenti, avrebbe deciso allora quale corrispettivo attribuire a Lee per un tale aiuto. A bilancio dei tre mesi di prova, Schwab firmò a Lee un assegno di 25’000 dollari (pari a 400’000 al giorno d’oggi). L’efficienza e le vendite della Bethlehem Steel Corporation spiccarono alle stelle. Nell’arco di un paio d’anni la compagnia diventò una dei più grandi colossi nella produzione d’acciaio americana, e rese il titolo di milionario al signor Schwab, che raggiunse un capitale dal valore netto di 200 millioni di dollari. La compagnia vanta progetti come il Golden Gate Bridge di San Francisco, il Ponte George Washington di New York, il Chrysler Building, Empire State Bulding, e altri ancora. Edifici, ponti, dighe, costruzioni conosciute e apprezzate nel mondo intero.
Fu in principio Rockfeller a consigliare a Schwab di incontrare Ivy Lee. Il magnate del petrolio era infatti a conoscenza della professionalità e delle capacità di Lee.
Il segreto del metodo Ivy Lee si racchiude nella sua semplicità. Il principio si basa su pochi punti essenziali, i quali richiedono un piccolo ritaglio di tempo per essere decretati e regolati. Bastano infatti 15 minuti la sera, da dedicare a questi spunti organizzativi, per il raggiungimento di una performance ineguagliabile.
Il primo passo consiste nel definire minuziosamente gli obiettivi che si vogliono raggiungere l’indomani. L’ambito in cui questi obiettivi ricadano è indifferente, bisogna però che questi obiettivi siano precisi e realizzabili. Il fine è quello di creare una lista di ciò che si vuole raggiungere nell’arco della giornata, per il giorno dopo.
Il secondo passo sta nel ordinare per priorità gli obiettivi listati, dando fondamentalmente precedenza ai sei reputati improcrastinabili e da ultimare. Mettendo al primo posto l’obiettivo che si considera più importante.
Il terzo passaggio prende vita l’indomani, iniziando la giornata completando l’obiettivo che si è stimato essere il prioritario. Una volta eseguite tutte le azioni per raggiungere il primo dei sei obiettivi, si può passare al secondo. Svolto il secondo si passa al terzo, e così via discorrendo.
Il quarto passo sta nel terminare la liste entro la fine della giornata, se non dovesse essere possibile riuscirci, gli obiettivi mancati vanno ripresi nella lista da redigere la sera, per il giorno seguente.
Il quinto passo sta nel ripetere questo schema ogni ventiquattrore, al crepuscolo, tutti i giorni.
La prestanza di questo metodo si racchiude nella sua capacità nel far realizzare quali siano le priorità a cui dobbiamo far fronte. Il fatto di mettere nero su bianco, quali siano i nostri doveri, e a quali è richiesta precedenza. Così facendo, si sopprimono le possibilità di scuse o posticipi.
Prendere coscienza di quali siano le priorità è un enorme passo avanti per incrementare la produttività, e l’efficienza di ognuno di noi. In tutta agevolezza, ed in un momento di calma, la sera, si categorizzano chiaramente quali siano le principali attività a svolgere. Un’analisi che richiede minimo istante, visto il numero limitato, a 6, di necessità a cui dedicare attenzione. Il numero limitato a sei non è aleatorio. Sei attività spartite nelle otto ore di lavoro, risultano in 1 ora e 20 minuti per ciascuna attività. Se queste tempistiche risultano essere troppo strette, o si realizza che si sta perdendo tempo a vuoto nello svolgere una di queste, si passa alla prossima.
La gestione del tempo diventa più interessante se vengono stabilite ante gli obiettivi da raggiungere. Sapere esattamente cosa si deve fare, con l’unico vincolo legato alla durata, rende indirettamente più focalizzati su ciò che bisogna realizzare. Quando invece non vi è un filo, o un programma di ciò a cui dobbiamo dedicarci nell’arco di una giornata, o in qualsiasi altro lasso di tempo, è facile cadere nell’abisso della procrastinazione. Abisso da cui è quasi impossibile uscire, senza un piano preciso e dettagliato.
