In una storia di forte competizione economica, il rafforzamento della motivazione e dello sviluppo dei team aziendali è diventato una priorità. Il riconoscimento del lavoro svolto in modo individuale o di gruppo può diventare un fattore chiave per il successo del business.

L’incentivo è apparso nei paesi anglosassoni negli anni 90. Questo metodo consente ai datori di lavoro di motivare i propri collaboratori principalmente in due modi:

• da un lato, la motivazione di “essere”, che permette di creare una coesione nella squadra e di fare leva sull’atteggiamento dei collaboratori;
• d’altra parte, la motivazione del “fare”, che volge a migliorare le prestazioni singole e di gruppo.

In entrambi i casi, i dipendenti ricevono una contropartita che mira a gratificarli e a incentivare la loro voglia di fare e collaborare al meglio (ad esempio seminari, formazione supplementare, viaggi o regali).

È necessario rammentare una sola condizione perché questi metodi si rivelino realmente efficaci:

l’azienda deve premiare durante un periodo di crescita, perché il premio è un acceleratore di performance.
Assolutamente da sconsigliare in caso quindi, ad esempio, di un piano sociale.

Proviamo a fare chiarezza.

La gratifica o il bonus

 Per definizione, la gratifica è un premio straordinario pagato in aggiunta al salario. Potrebbe essere accordata come ricompensa per un lavoro già fornito e concluso o come incoraggiamento per il lavoro futuro.

L’ammontare della gratifica dipende, in linea di principio, dalla volontà del datore di lavoro.

Secondo l’art. 322d al 1 CO la gratifica è una retribuzione eccezionale che il datore di lavoro accorda in aggiunta al salario e in determinate occasioni, come Natale o a fine anno contabile.

Concetto opposto quando parliamo di bonus, il cui ammontare è determinato in anticipo dalle parti o dipende da criteri oggettivi convenzionalmente predeterminati, come l’ammontare della cifra d’affari art. 322aCO.

La partecipazione al risultato viene considerata come una componente del salario (si differenzia ancora dalla provvigione – art. 322bCO- in quanto si riferisce al risultato globale dell’azienda, mentre la provvigione è una remunerazione fissata in base ai risultati personali dal lavoratore).

Esistono comunque circostanze per le quali la gratifica può divenire anch’essa parte integrante del salario e quindi dovuta; questo accade se il carattere facoltativo di questo versamento viene a decadere e il datore di lavoro, di anno in anno, concede puntualmente la gratifica.

Nella misura in qui perde la propria caratteristica opzionale, entra a fare parte delle voci di salario (da ricordare che la gratifica non deve eccedere di principio dal 10% del salario fisso).

Per qualificare invece il bonus e la gratifica è necessario interpretare le volontà delle parti.

Prima di tutto, è necessario stabilire se il bonus è determinato (rispettivamente determinabile) o indeterminato (rispettivamente indeterminabile).

• Se il bonus è determinato o determinabile, il dipendente ha diritto a questo bonus. La remunerazione è oggettivamente determinabile quando non dipende più dal giudizio del datore di lavoro.
• Questo è il caso in cui il dipendente ha diritto a una parte dell’utile o del fatturato o altrimenti partecipa al risultato aziendale (articolo 322a CO). Il datore di lavoro deve quindi mantenere il suo versamento, pagando al dipendente la remunerazione concordata (elemento essenziale del contratto di lavoro) e il bonus deve essere considerato come un elemento attivo (variabile) del salario.
  L’obbligo (contrattuale) del datore di lavoro di pagare al suo dipendente questa remunerazione fissa (o oggettivamente determinabile) può venire regolamentata da subito (all’inizio del rapporto di lavoro, all’interno del contratto stipulato tra le parti) o accordata in un secondo tempo, durante il decorrere del rapporto contrattuale di lavoro.

Un bonus può anche essere soggetto a decadere: in particolare, non è dovuto (pro rata  temporis), in caso di cessazione del rapporto di lavoro prima della circostanza che dà    luogo al suo pagamento, a meno che non si abbia concordato diversamente (art. 322 D, paragrafo 2, CO).

• Se il bonus non è determinato o oggettivamente non determinabile, il dipendente generalmente non ha alcun diritto: la remunerazione dipende dalla buona volontà del datore di lavoro e il bonus viene allora qualificato come gratifica. Questo è il caso in cui la quota non è fissata in anticipo, ma dipende principalmente dal margine di manovra del datore di lavoro.

Quando la quota non è determinata o oggettivamente determinabile, deve essere definita e qualificata come gratifica.

La gratifica può diventare un diritto?

La gratifica può perdere la propria caratteristica di facoltatività nel momento in cui il datore di lavoro, senza riserve, la versa per 3 anni consecutivi:

la gratifica diviene, allora, tacitamente obbligatoria e il collaboratore può pretenderne il pagamento come parte integrante del salario.

Attenzione quindi: una somma, il cui importo e la scadenza sono fissati in anticipo o dipendono
dall’adempimento di determinate condizioni, non potrà essere considerata come gratifica, ma sarà un elemento salariale.

Come deve comportarsi il datore di lavoro?

 Per impedire che la gratifica venga convertita in un elemento salariale, il datore di lavoro deve dichiarare espressamente che tale importo viene pagato a sua discrezione e che questo pagamento può interrompersi in qualsiasi momento.

Si consiglia vivamente di rinnovare questa riserva in occasione di ogni pagamento.

Tuttavia, anche se reintegrata sistematicamente, tale riserva può diventare inefficace se si dimostra puramente formale o nel caso in cui il datore di lavoro dimostri, con il suo comportamento, che il versamento viene effettuato a prescindere da agenti interni o esterni.
Il Tribunale federale ha precisato, per esempio, che una gratifica retribuita sistematicamente per dieci anni consecutivi può vincolare il datore di lavoro al dipendente.

Se il datore di lavoro paga la gratifica ogni anno, compresi gli anni in cui avrebbe avuto un motivo oggettivo per non riconoscerla al dipendente, come ad es. la cifra d’affari in calo, il dipendente ha il diritto di credere che la gratifica gli è dovuta.

Sebbene sia accompagnata da una riserva, la gratifica assume dunque comunque un carattere obbligatorio.

Benefici in natura e fisco

Attualmente, i datori di lavoro sono pieni di immaginazione quando si tratta di motivare e premiare i propri dipendenti. In effetti, metodi alternativi di ricompensa e fidelizzazione sono diffusi, specialmente all’interno delle multinazionali.

Vengono integrati, ad es., sistemi di accumulo punti che danno diritto a buoni sconto per attività rilassanti, abbonamenti sportivi, regali materiali (ad es. orologi di marca), percentuali di sconto per l’acquisto di merci e così via..

I benefici in natura si sono decisamente dimostrati efficaci in termini di motivazione e fidelizzazione dei dipendenti.

Sebbene questi vantaggi particolari non siano, in linea di principio, considerati come una voce salariale dal diritto del lavoro, sarà invece più difficile sfuggire alla qualifica di “reddito”
da un punto di vista fiscale.

Secondo le direttive per la stesura del certificato di salario e del certificato della Cassa pensione, rilasciato dalla Conferenza svizzera delle imposte (CSI) e dall’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC), tutti i benefici che il datore di lavoro fornisce al dipendente sono, in linea di principio, tassabili e devono essere dichiarati sul certificato di salario.

Tuttavia, per ragioni pratiche, alcuni elementi sfuggono a questo principio. Alcuni benefici offerti dal datore di lavoro non devono essere necessariamente dichiarati.

Ciò vale per doni di valore inferiore a CHF 500 per particolari occasioni (compleanno, Natale, ecc…), abbonamenti FFS a metà tariffa rilasciati gratuitamente, biglietti di ingresso a manifestazioni culturali, sportive (di un valore pari o inferiore a CHF 500/a evento) e altri casi speciali.

Se si considera una concessione di prestazioni in natura, si deve considerare il fatto che, in generale, questi benefici dovranno essere inclusi nella dichiarazione stipendio del dipendente e saranno pertanto imponibili.

Concludendo

Pertanto, seppur encomiabile qualsiasi gesto del datore di lavoro per condividere con i propri collaboratori la propria realtà aziendale, è auspicabile riflettere anticipatamente sullo scopo e la durata di quanto si propone quando si imposta un sistema di benefici. Il datore di lavoro deve tenere presente che la linea tra la stessa gratifica e la voce definitiva salariale è sottile.

Facebook, LinkedIn e piattaforme social: attenzione a come vi comportate!

“Un computer su ogni scrivania e uno in ogni casa”: questa era l’idea che ispirava l’attività di Microsoft a metà degli anni ’70.

Ma quando i dipendenti rivelano informazioni sui social network o usano le piattaforme in modo improprio?

In Svizzera, i comportamenti inadeguati dei dipendenti e la criminalità economica sono i principali rischi che devono affrontare le aziende. La quantità di danni causati da casi di frode e abuso raggiunge diversi miliardi. Inoltre, perdita di reputazione e fiducia sono incommensurabili per le aziende.

La legge parla chiaro

Come per i blog, la creazione e l’uso dei social network è una libertà di espressione, ai sensi dell’articolo 16 della Costituzione federale. Tutti hanno il diritto di formulare, esprimere e diffondere liberamente il proprio pensiero.

Nel diritto del lavoro, questa libertà è limitata da alcuni obblighi contrattuali del dipendente nei confronti del suo datore di lavoro.

Calunnie, discorsi diffamatori, offensivi o minacciosi contro l’ambiente di lavoro, i quadri, i colleghi di lavoro e l’azienda, resi pubblici o pubblicati sui social network possono costituire reato penale, punibile quindi ai sensi del codice penale.

Conformemente all’art. 321a cpv. 1 CO, sotto obbligo di fedeltà la legge intende l’obbligo del lavoratore, di salvaguardare con fedeltà gli interessi legittimi del datore di lavoro. L’obbligo di fedeltà è soprattutto un obbligo di non fare: detto in modo semplificato, il lavoratore deve omettere qualsiasi cosa che potrebbe danneggiare economicamente il datore di lavoro.

Correttezza reciproca

Il dovere di diligenza e fedeltà, sancito dall’articolo 321a capoverso 1 del Codice delle obbligazioni, obbliga i dipendenti ad astenersi da qualsiasi comportamento che possa pregiudicare gli interessi legittimi, economici o altro, del proprio datore di lavoro.

Il lavoratore è tenuto ad astenersi assolutamente dal provocare intenzionalmente danno d’immagine e di reputazione al suo datore di lavoro.
Quando si utilizzano i social network, il dipendente deve responsabilizzarsi e astenersi dall’associare il proprio datore di lavoro a commenti, immagini o altro che potrebbero danneggiare la reputazione aziendale, ma anche il personale stesso dell’azienda.

Allo stesso modo, resta inteso che il datore di lavoro è tenuto a proteggere la personalità, la salute e l’integrità personale dei suoi dipendenti. Questo obbligo deriva dalle sezioni 6 della legge sul lavoro e 328 del Codice delle obbligazioni.

Dovere di riservatezza

L’uso dei social network nasconde anche altri rischi, come la divulgazione di informazioni riservate.

Immaginiamo il CEO di un’azienda che s’imbatte sui piani dei suoi nuovi prototipi esposti sulla pagina di LinkedIn del suo manager R&D o un Account Manager che rivela pubblicamente informazioni personali sui clienti del proprio datore di lavoro.
Nel diritto del lavoro, per tutta la durata del contratto, ma anche dopo la fine del rapporto di lavoro, il dipendente è soggetto ad un obbligo di riservatezza (sezione 321a (4) CO).

Deve astenersi dall’utilizzare, rivelare o sottintendere su Internet qualsiasi informazione confidenziale, della quale è venuto a conoscenza durante il suo servizio, a proposito del suo datore di lavoro, sulla produzione, gli affari o sui clienti, ecc. .

Il datore di lavoro può cautelarsi e prendere posizione

Quando il datore di lavoro subisce un danno, può e deve imperativamente esigere la cancellazione definitiva, completa e immediata di tutte le informazioni pubblicate dal dipendente.

Se quest’ultimo non procede alla cancellazione richiesta, il datore di lavoro potrà avvalersi di un’azione legale per la cessazione dell’infrazione (articolo 28a del codice civile).
A seconda della gravità del danno causato al datore di lavoro, queste divulgazioni illecite o improprie di dati possono anche essere un motivo legittimo di licenziamento, anche immediato. L’immediato licenziamento di un manager che denigrava il suo datore di lavoro con i clienti è stato accettato dal Tribunale Federale.

Il controllo dell’utilizzo di Internet e della messaggistica privata è autorizzato quando viene previsto nel regolamento aziendale. Il tipo di controllo eseguito deve, in ogni caso, rispettare il principio di proporzionalità.

Attenzione: Per quanto riguarda la supervisione dei lavoratori, è vietato utilizzare sistemi di controllo progettati per monitorare il comportamento dei dipendenti nel loro lavoro (articolo 26 dell’ordinanza 3 sul diritto del lavoro, di seguito OLT3). Con sistemi di monitoraggio e controllo, si intendono tutti i tipi di dispositivi tecnici (ottici, acustici ed elettronici) atti a registrare e controllare le attività e i comportamenti dei lavoratori.
È consentita una sorveglianza che non abbia scopo di controllo e giudizio sui dipendenti e sul loro lavoro, ma con un obiettivo diverso, come la sicurezza dell’azienda e dei propri collaboratori.

Come comportarsi, come prevenire

Al fine di prevenire gli abusi sui social network il datore di lavoro deve elaborare delle apposite direttive legate all’utilizzo dei canali social network privati e professionali (art 321 d CO.) e inglobarle nel “Regolamento aziendale”, sin dall’inizio del rapporto lavorativo.

Le regole decise dal datore di lavoro devono e possono, di regola, indirizzarsi solo all’ambito professionale del collaboratore e quindi, del suo comportamento all’interno della sfera lavorativa. Solo a titolo eccezionale e per evidenti ragioni correlate al proprio ruolo o ambito lavorativo, il datore di lavoro può prevedere regole che incorporano anche la sfera privata.

Il datore di lavoro può disciplinare un divieto di tutte quelle pubblicazioni che potrebbero lenire la sua reputazione, l’onore, l’immagine propria e quella dei propri collaboratori aziendali. Proibire, senza eccezioni, la divulgazione sotto qualsiasi forma di tutti i dati confidenziali resi noti nell’ambito professionale.

Il datore di lavoro preciserà esplicitamente le sanzioni previste per il collaboratore che viola suddette direttive.

Prevenire meglio che curare – Integrity Management

Purtroppo gli scandali segnano le aziende anche se risolti e accantonati da anni. Le aziende hanno un grande interesse nel prendere rapidamente coscienza dei possibili casi di abuso e nel garantire che le informazioni corrispondenti non siano pubblicate. Più velocemente reagiscono, più basso è il rischio di danni o minore sarà il danno stesso.

Su questo tema, I risultati del “Global Economy Crime Survey 2014” confermano che in Svizzera il 36% dei crimini è stato scoperto a seguito di segnalazioni interne.

La creazione di un sistema indipendente, professionale e anonimo rappresenta quindi una misura efficace in termini di organizzazione al fine di identificare il prima possibile le operazioni discutibili e pericolose nelle aziende.
Negli ultimi 15 anni, molte società attive a livello internazionale hanno istituito questi centri di annunci. Secondo uno studio del 2011, quasi tutte le 20 maggiori società quotate in Svizzera dispongono di un sistema di allarme rapido; la maggior parte consente anche annunci anonimi.

Nel 2013 il Consiglio federale ha presentato al Parlamento proposte di revisione parziale del diritto del lavoro volte a migliorare la protezione dei dipendenti che segnalano abusi. La base giuridica si basa sul principio di una “cascata” di annunci secondo i quali, gli abusi devono prima essere annunciati internamente. Solo quando il datore di lavoro non avrà preso nessuna misura entro 60 giorni o se quanto segnalato e appurato risulta chiaramente insufficiente a chiarire i fatti, sarà reso possibile un annuncio alle autorità esterne.

Riassumiamo e rendiamo attenti

Divulgare informazioni confidenziali, danneggiare l’immagine o ledere in qualsiasi modo all’integrità della propria azienda e al proprio datore di lavoro è considerata una violazione contrattuale grave e il collaboratore può andare in contro a sanzioni che comprendono il licenziamento, il licenziamento in tronco o il perseguimento penale.

Il comportamento scorretto dei dipendenti e il crimine economico costituiscono un rischio considerevole per l’azienda e in Svizzera causano ogni anno miliardi di danni. Un sistema di annunci può essere considerato un importante strumento di gestione e di aiuto per la prevenzione delle azioni dolose degli stakeholder.