Efficienza nei processi aziendali. Ancora carta?

In Svizzera vengono (ancora) prodotte 800 milioni di fatture cartacee all’anno. Nell’era della trasformazione digitale, la contraddizione è più che mai evidente. Colpa di processi aziendali acquisiti e spesso difficili da ridisegnare. Ma ci conviene ancora rimandare il cambiamento?

Nel pieno della trasformazione digitale, molte organizzazioni vivono ancora anacronistiche contraddizioni in grado di annullare qualsiasi sforzo futuristico. Partiamo dai processi aziendali: mentre le start-up partono dall’indubbio vantaggio di poterli (e spesso doverli) disegnare da zero, le organizzazioni consolidate talvolta sembrano legate a schemi, attitudini e abitudini che rischiano di rallentare, se non bloccare, il difficile guado verso l’efficienza. A titolo di esempio, basti pensare che in Svizzera vengono ancora prodotte 800 milioni di fatture cartacee all’anno. Nate da un gestionale, riprodotte su carta e reintrodotte in un altro gestionale a costi esorbitanti. La semplice migrazione verso soluzioni di e-invoicing permetterebbe un risparmio fino a poco più di 20 CHF per fattura, per un potenziale di risparmio totale che supera i 16 Miliardi di Franchi. Ma gli effetti di un processo digitalizzato, potrebbero portare il risparmio a cifre decisamente superiori; la fattura elettronica sarebbe infatti il primo passo verso la semplificazione dei processi approvativi, velocizzando i tempi di pagamento e limitando drasticamente attività poco produttive, come la riconciliazione dei pagamenti con fatture e relativi ordini d’acquisto, fino all’archiviazione.

L’efficienza dei processi spesso trova un ostacolo nella validità legale di alcune tipologie di documenti. L’idea che una firma autografa sia un passaggio obbligato nel conferire piena legalità ad un documento, sembra scoraggiare qualsiasi tentativo di ottimizzazione. È vero solo in parte; se il Canton Ticino spende ancora più di 8 Milioni di Franchi in francobolli, lo si deve all’attuale assetto legislativo, che impone l’uso della posta raccomandata per talune comunicazioni. Nondimeno, già oggi è possibile firmare digitalmente documenti con carattere legale probatorio. Grazie alla Legge Federale sui servizi di certificazione nel campo della firma elettronica e di altre applicazioni di certificati digitali e l’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio consentono la gestione legalmente valida (firme incluse) dei documenti elettronici. Anche in mobilità.

Se è così semplice digitalizzare documenti, anche preservando il loro valore legale, come si spiega allora l’apparente pervicacia con cui molte organizzazioni rimangono attaccate al supporto cartaceo? Nella maggior parte dei casi, la sfida maggiore e di conseguenza l’ostacolo apparentemente invalicabile, è rappresentato dalla necessità di ridisegnare completamente i processi. Un passo che comporta necessariamente investimenti. Più grande e complessa è l’organizzazione, maggiore sarà l’ampiezza dell’impatto determinato dalla reingegnerizzazione dei processi, spesso resi complicati da aggiunte e personalizzazioni accumulate in anni di crescita del business. In alcuni casi, una possibile soluzione è offerta dagli standard di processo ed eventualmente dai servizi BPO (business process outsourcing) ma attenti alle integrazioni. I sistemi aziendali e del provider devono poter parlare la stessa lingua. Sembra una banalità, ma spesso è proprio qui che si nascondono nuove inefficienze.

Testo redatto da
Carlo Secchi, Sales Director Swisscom (Svizzera) SA Enterprise Customers, Bellinzona